Compliance Management System einführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein CMS hilft Unternehmen, sich rechtlich und ethisch korrekt zu verhalten und Risiken zu minimieren. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, DSG Schweiz, ISO 37301, Anti-Korruptionsgesetze)
• Vermeidung von Bussgeldern und Strafzahlungen durch effektive Compliance-Kontrollen
• Schutz der Unternehmensreputation durch transparente und regelkonforme Geschäftsprozesse
• Bessere Risikosteuerung durch frühzeitige Identifikation potenzieller Verstösse
• Höheres Vertrauen bei Kunden, Partnern und Investoren

Beispiel:
Ein Unternehmen, das ein Compliance Management System implementiert, kann DSGVO-Anforderungen der EU und die DSG-Anforderungen in der Schweiz systematisch erfüllen, um Datenschutzverletzungen und hohe Strafen zu vermeiden.

Schritt 1: Ziele und Anforderungen definieren

• Welche gesetzlichen & regulatorischen Vorschriften sind für das Unternehmen relevant?
• Welche internen Unternehmensrichtlinien müssen abgedeckt werden?
• Wer sind die Stakeholder & Verantwortlichen im Unternehmen?

Praxis-Tipp:
Die ISO 37301 (Compliance-Management-Systeme) kann als Leitlinie für ein strukturiertes CMS genutzt werden.

Schritt 2: Compliance-Risiken analysieren

• Identifikation aller rechtlichen, finanziellen & operativen Risiken
• Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit & Auswirkungen möglicher Verstösse
• Erstellung einer Risikomatrix zur Priorisierung kritischer Compliance-Bereiche

Praxis-Tipp:
Ein regelmässiges Compliance-Risikomanagement hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu steuern.

Schritt 3: Richtlinien & Verhaltenskodex entwickeln

• Erstellung eines Compliance-Handbuchs mit klaren Regeln & Prozessen
• Entwicklung eines Code of Conduct für Mitarbeitende & Geschäftspartner
• Festlegung von Melde- & Eskalationsmechanismen bei Verstössen

Praxis-Tipp:
Die Richtlinien sollten einfach verständlich sein, um eine breite Akzeptanz im Unternehmen zu gewährleisten.

Schritt 4: Compliance-Organisation & Verantwortlichkeiten festlegen

• Ernennung eines Compliance Officers oder Teams zur Überwachung
• Definition klarer Zuständigkeiten für jede Abteilung
• Einrichtung eines Whistleblowing-Systems für anonyme Meldungen

Praxis-Tipp:
Je nach Unternehmensgrösse kann ein Compliance-Verantwortlicher oder eine gesamte Abteilung erforderlich sein.

Schritt 5: Compliance-Software & Tools implementieren

• Einführung eines digitalen Compliance-Management-Systems (GRC-Software)
• Automatisierung von Compliance-Checks & Audit-Prozessen
• Integration von E-Learning & Compliance-Trainings

Praxis-Tipp:
Moderne Compliance-Softwarelösungen ermöglichen eine zentrale Verwaltung und automatisierte Berichterstattung.

Schritt 6: Schulungen & Sensibilisierung der Mitarbeitenden

• Regelmässige Compliance-Schulungen & Workshops für alle Mitarbeitenden
• Interaktive E-Learning-Programme zur Sensibilisierung für Risiken
• Klare Kommunikation der Konsequenzen von Regelverstössen

Praxis-Tipp:
Compliance-Schulungen sollten praktische Fallbeispiele enthalten, um die Relevanz für den Arbeitsalltag zu verdeutlichen.

Schritt 7: Monitoring, Audit & kontinuierliche Verbesserung

• Regelmässige Compliance-Audits & interne Überprüfungen
• Anpassung des CMS an gesetzliche Änderungen & Unternehmenswachstum
• Dokumentation aller Prüfungen, Schulungen & Massnahmen

Praxis-Tipp:
Die Einhaltung von ISO 37301 oder anderen internationalen Standards kann durch regelmässige Audits & Zertifizierungen überprüft werden.

Compliance Management System (CMS) ist die Fähigkeit einer Organisation, die eingegangenen regulatorischen externen und internen rechtlichen Risiken zu verstehen, sie zu steuern sowie Risikoarten und mögliche Schadenausmasse im Hinblick auf eine risikoadjustierte Rendite abzustimmen. 

Die Abbildung beschreibt die acht wesentlichen Fragen, welche ein nachhaltiges und effektives Compliance Management beantworten können sollte. Auch die Kontrollaufgaben des Verwaltungsrats/ Aufsichts- oder Stiftungsrats sind hinsichtlich der Wirksamkeit interner Kontrollsysteme konkreter geworden. Damit rückt das Compliance Management verstärkt in den Fokus seiner Tätigkeit. Spätestens mit der Verankerung im Corporate Governance Kodex ist Compliance auch ein wichtiger Bestandteil guter Unternehmensführung geworden, unabhängig von Rechtsform und Unternehmensgrösse.