Business Continuity Plan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Risikoanalyse und Bedrohungen identifizieren

Ziel: Welche Risiken bedrohen den Geschäftsbetrieb?

Schritte:

• Identifikation potenzieller Bedrohungen (z. B. Cyberangriffe, Naturkatastrophen, Pandemien, Lieferkettenstörungen)
• Bewertung der Auswirkungen nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmass
• Kategorisierung der Risiken in Hoch, Mittel, Niedrig

Ergebnis: Unternehmen kennen ihre kritischen Schwachstellen und priorisieren ihre Schutzmassnahmen.

2. Business Impact Analyse (BIA) durchführen

Ziel: Welche Prozesse sind für das Unternehmen essenziell?

Schritte:

• Analyse der Geschäftsprozesse und deren Kritikalität
• Festlegen der Recovery Time Objective (RTO): Wie lange darf ein Prozess maximal ausfallen?
• Definition der Recovery Point Objective (RPO): Wie viele Datenverluste sind akzeptabel?

Ergebnis: Eine klare Priorisierung, welche Prozesse im Notfall zuerst wiederhergestellt werden müssen.

3. Notfallstrategien und Wiederherstellungsmassnahmen entwickeln

Ziel: Wie bleibt das Unternehmen auch in einer Krise handlungsfähig?

Schritte:

• Backup- und Redundanzstrategien für IT, Personal und Infrastruktur implementieren
• Alternative Lieferanten und Produktionsstätten identifizieren
• Erstellung eines Notfallplans für jede Abteilung

Ergebnis: Unternehmen bleibt auch in Krisenzeiten funktionsfähig und minimiert wirtschaftliche Schäden.

4. Notfallkommunikation und Krisenteam aufstellen

Ziel: Schnelle und transparente Kommunikation im Ernstfall

Schritte:

• Benennung eines Krisenteams mit klaren Aufgaben und Entscheidungsbefugnissen
• Definition von Kommunikationskanälen für interne und externe Stakeholder
• Vorab erstellte Kommunikationsvorlagen für Mitarbeiter, Kunden und Behörden

Ergebnis: Effektive Koordination der Krise, Vermeidung von Panik und Vertrauensverlust.

5. Dokumentation und Implementierung des BCP

Ziel: Den Business Continuity Plan strukturiert und nachvollziehbar aufsetzen.

Schritte:

• Erstellung eines schriftlichen BCP mit klaren Prozessen und Zuständigkeiten
• Speicherung in digitalen und physischen Formaten, die jederzeit zugänglich sind
• Integration des BCP in das Unternehmens-Risikomanagement

Ergebnis: Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf einen klaren und verständlichen Plan.

6. Regelmässige Tests und Optimierung des Business Continuity Plans

Ziel: Die Business Continuity Strategie stets aktuell und einsatzbereit halten.

Schritte:

• Jährliche Tests von Notfallplänen und Wiederherstellungsmassnahmen
• Mitarbeiter-Schulungen und Krisensimulationen
• Regelmässige Evaluierung und Anpassung des BCP an neue Bedrohungen

Ergebnis: Maximale Resilienz und kontinuierliche Verbesserung der Krisenstrategie.

Eine systematische bzw. BCM Modell-orientierte Herausforderung in der Kommunikation im Umgang mit Störungen, Notfällen, Krisen, Katastrohen, usw. ist, dass man ein gemeinsames Verständnis für die Thematik Business Continuity Management entwickelt. Dazu ist es notwendig, dass man die notwendigen BCM Pläne in den richtigen Kontext setzt.

Folgende Pläne im Zusammenhang mit Business Continuity können unterschieden werden:

• Risikominderungs-Plan (Mitigation Action Plan): Sorgt für die Massnahmenumsetzung im Zusammenhang mit der Risikominderung, sorgt für die präventive Verminderung von Betriebsunterbrüchen sowie für die Planung von präventiven BCM Audits und Tests.
• Notfall/ Evakuierungs-Plan (Emergency Response Plan): Sorgt dafür, Leben zu retten, Sachwerte zu schützen, geordnete bzw. sichere Evakuierungen durchzuführen, in Notfällen sicher zu kommunizieren, die Schadenerfassung durchzuführen und das Lagebild abzubilden.
• Krisenmanagement-Plan (Crisis Management Plan): Bildet die Krisenmanagement Organisation (Aufbau/ Ablauf) mit allen notwendige Funktionen, Aufgaben und Verantwortung ab, beschreibt die Krisenstab-Arbeitstechniken (Zusammenarbeit, Führung und Kommunikation im Krisenfall), reglet die systematische bzw. methodische Problemerfassung, Entscheidungsfindung, Auftragserteilung und -überwachung.
• Betriebskontinuitäts-Pläne (Business Continuity Plan): Wird benötigt, um Business-kritische Prozesse am laufen zu halten (Plan B), abteilungsbezogene Wiederanlaufpläne (bereichsbezogen) richtig einzusetzen.
• Wiederanlauf-Pläne (Disaster Recovery Plan): Erlaubt die notfallmässige Sicherstellung kritischer ICT und haustechnischer Infrastrukturen, die Umschaltung / Verlagerung zu alternativen Ausweichlösungen.
• Rückführungs-Plan (Restoration Plan): Ein Plan / Eine Vorstellung darüber, wie das Unternehmen vom Notbetrieb zum Normalzustand zurückgeführt werden kann.

.