Audit Compliance Management und IKS: So identifizieren Sie die Lücken und Verbesserungspotenziale

Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen (z. B. ISO 37301, IDW PS 982 Deutschland, PS 890 Schweiz, SOX, DSGVO)

• Risikominimierung: Aufdeckung von Schwachstellen und Prävention von Betrug, Korruption oder Fehlverhalten
• Effizienzsteigerung: Optimierung interner Prozesse und Kontrollen
• Vertrauensaufbau: Stärkung der Unternehmensreputation und Transparenz für Stakeholder
• Zertifizierungsreife: Vorbereitung auf externe Audits und Zertifizierungen

• Mehr Sicherheit und Transparenz – Risiken frühzeitig erkennen & vorbeugen
• Effizientere Prozesse – Bessere Kontrolle und Automatisierung von Compliance-Abläufen
• Rechtssicherheit und Zertifizierungsreife – Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten
• Wettbewerbsvorteil – Vertrauenswürdigkeit bei Kunden und Investoren steigern

1. Auditvorbereitung: Scope und Ziele definieren

Ziel: Klarheit über den Prüfungsumfang und relevante Compliance-Vorgaben schaffen.

Schritte:

Audit-Ziele festlegen (z. B. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Effektivität des IKS, Verbesserungspotenziale)

• Geltungsbereich (Scope) bestimmen (Welche Prozesse, Abteilungen oder Systeme werden geprüft?)
• Relevante Vorschriften und Standards analysieren (z. B. ISO 37301, IDW PS 982 Deutschlan, PS 980 Schweiz, SOX, MaRisk)
• Audit-Team & Verantwortlichkeiten festlegen
• Daten & Dokumente vorbereiten (Richtlinien, Kontrollmechanismen, frühere Auditberichte)

Ergebnis: Eine klare Strategie für das Audit.

2. Risikoanalyse: Schwachstellen und Lücken identifizieren

Ziel: Die kritischsten Risiken im Compliance- und IKS-System erkennen.

Schritte:

• Identifikation von Risiken in Compliance-Prozessen & internen Kontrollen
• Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit & Auswirkungen von Risiken
• Nutzung einer Risikomatrix zur Visualisierung
• Erkennen von Kontrolllücken und ineffektiven Massnahmen

Typische Lücken im Compliance-Management:

• Fehlende oder unklare Compliance-Richtlinien
• Unzureichende Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter
• Fehlende Meldewege für Compliance-Verstösse (z. B. Whistleblower-Systeme)
• Keine regelmässigen Risikoanalysen

Typische Lücken im IKS:

• Mangelhafte Trennung von Funktionen und Verantwortlichkeiten
• Fehlende Dokumentation von Kontrollen
• Fehlende systematische Überprüfung interner Prozesse
• Schwachstellen in der IT-Sicherheit und Datenintegrität

Ergebnis: Eine klare Liste mit identifizierten Risiken und Schwachstellen.

3. Auditprüfung: Effektivität von Massnahmen bewerten

Ziel: Überprüfung, ob bestehende Compliance Management und Kontrollmassnahmen wirksam sind.

Schritte:

• Detaillierte Analyse von internen Kontrollen und Prozessen
• Stichproben und Interviews mit Mitarbeitern durchführen
• Testen der Kontrollmechanismen auf Schwachstellen
• Bewertung der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben

Ergebnis: Eine fundierte Bewertung der Wirksamkeit des aktuellen Compliance Management und IKS-Systems.

• 4. Massnahmenplan: Verbesserungen und Optimierungen definieren

  Ziel: Entwicklung konkreter Massnahmen zur Schliessung der Lücken.

  Schritte:

  • Priorisierung der Schwachstellen nach Risikostufe

  • Erstellung eines Massnahmenplans mit Verantwortlichkeiten und Deadlines
  • Empfehlung von Verbesserungen für Prozesse und Richtlinien
  • Etablierung von Kontrollmechanismen und Automatisierungen

  Ergebnis: Ein konkreter Massnahmenkatalog, um Compliance Management und IKS-Systeme zu stärken.

  5. Umsetzung und kontinuierliche Überwachung

  Ziel: Sicherstellen, dass die Verbesserungsmassnahmen nachhaltig umgesetzt werden.

  Schritte:

  • Schulung der Mitarbeiter zu neuen Compliance Management und IKS-Richtlinien
  • Regelmässige interne Audits und Reviews durchführen
  • Etablierung eines Monitorings für Compliance-Verstösse und Schwachstellen
  • Automatisierung von Kontrollprozessen zur Effizienzsteigerung

  Ergebnis: Ein dynamisches Compliance Management und IKS-System, das sich kontinuierlich verbessert.

• Mehr Sicherheit und Transparenz – Risiken frühzeitig erkennen und vorbeugen
• Effizientere Prozesse – Bessere Kontrolle und Automatisierung von Compliance-Abläufen
• Rechtssicherheit und Zertifizierungsreife – Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten
• Wettbewerbsvorteil – Vertrauenswürdigkeit bei Kunden und Investoren steigern